DeLeerMiddelenKrant.nl Logo

"Zorg dat je krijgt wat je wilt"

Bij het aanbesteden van leermiddelen altijd vanuit kwaliteit vertrekken.

Aanbesteden wordt vaak beleefd als een instrument om de laagste prijs te bedingen, met het vermoeden - of de angst - dat daarmee de kwaliteit in het geding komt. Of andersom, dat een keuze voor kwaliteit per definitie te duur is. “Voor welke aanbesteding dan ook, ik zou niet snel voor de laagste prijs als leidend criterium kiezen”, zegt Gigi Schutte, organisatieadviseur bij IXion Advies en Aanbesteden en deskundige op het gebied van het aanbesteden van leermiddelen.

Lees meer >

Het Montessori College

De flexibiliteit van een intern fonds, niet de sores

Het Montessori College in Nijmegen heeft gekozen voor een intern leermiddelenfonds en heeft het beheer daarvan uitbesteed aan OsingadeJong/Bookmaster. Op advies van het Montessori College Stapten ook het Karel de Grote College in Nijmegen en Notre Dame des Anges in Ubbergen over. De drie organisaties Hebben de aanschaf van de leermiddelen samen met de Alliantie VO naar tevredenheid aanbesteed.

Lees meer >

Fondsbeheer in eigen hand

Bij de stichting Apeldoorns Voortgezet Openbaar Onderwijs (AVOO) ziet men de aanbesteding van leermiddelen niet als verbetering. “We lopen het risico dat we steeds weer bij andere aanbieders uitkomen met ieder hun eigen distributiesysteem. Dat leidt dan ook weer tot aanpassing van de voorlichting aan de ouders. Bovendien leidt het aanbesteden van leermiddelen niet tot lagere prijzen. Kortom, het had mogen blijven zoals het was”, vertelt directeur Pieter van Vemde van AVOO.

Lees meer >

OsingadeJong

De juiste koers voor interne boekenfondsen

Op de Nederlandse markt is OsingadeJong de specialist op het gebied van interne boekenfondsen. De dienstverlening wordt à la carte aangeboden. Wij werken hiervoor met een keuzemenu, wat bestaat uit alle onderdelen van het beheer van een intern boekenfonds, waarin de school aan kan geven welke dienstverlening gewenst is. U betaalt dus alleen voor datgene wat u wenst uit te besteden. Zo kan de school exact bepalen wat zelf gedaan kan worden en wat extern gedaan moet worden.

Lees meer >

Bookmaster

De enige onafhankelijke beheersoftware voor het boekenfonds

Een intern boekenfonds levert u veel voordelen. Maar het beheer ervan is een vak apart. Verschillende aspecten komen bijeen. Inkoop, voorraadbeheer, logistiek, kennis van de onderwijsstructuur van de school en de leermiddelen, spelen allemaal een rol. Op al deze gebieden is Bookmaster toegespitst op de wensen van de gebruiker.

Lees meer >
OsingaDeJong
Bezoek OsingaDeJong Bezoek Bookmaster

De voordelen van een intern boekenfonds:

  • de school behoudt juridisch en economisch eigendom;
  • geen afdracht verhuurrecht;
  • volledige regie over pakket-samenstelling, levensduur van de lesmethodes en prijsstelling van de pakketten;
  • naadloze aansluiting van boekenpakket op schoolvisie en –beleid;
  • meer ruimte voor kwalitatieve keuzes;
  • op maat regelen van gewenste dienstverlening;
  • vrije inzet van baten uit het fonds, bijvoorbeeld voor digitalisering;
  • mogelijkheid tot verhuur van werkboeken.
Download de Leermiddelenkrant in PDF Verstuur een e-mail

Hajo Osinga - 0515 580081

Artikel sluiten Artikel printen

Zorg dat je krijgt wat je wilt.

Bij het aanbesteden van leermiddelen altijd vanuit kwaliteit vertrekken. Interview met Gigi Schutte, organisatieadviseur bij IXion Advies en Aanbesteding.

Aanbesteden wordt vaak beleefd als een instrument om de laagste prijs te bedingen, met het vermoeden - of de angst - dat daarmee de kwaliteit in het geding komt. Of andersom, dat een keuze voor kwaliteit per definitie te duur is. “Voor welke aanbesteding dan ook, ik zou niet snel voor de laagste prijs als leidend criterium kiezen”, zegt Gigi Schutte, organisatieadviseur bij IXion Advies en Aanbesteden en deskundige op het gebied van het aanbesteden van leermiddelen.

“Ik adviseer klanten om uit te gaan van een kwalitatief goed bestek. Het gaat erom dat je voor een aantal jaar lang tevreden bent. Het leermiddelenbeleid van een school moet leidend zijn. Daaruit volgt ook de keuze voor een intern of een extern leermiddelenfonds.”

Gigi Schutte, tot vorig jaar verbonden aan Loyalis en sinds oktober 2009 een van de drie partners binnen IXion , weet als geen ander wat er op scholen afkomt. Vanuit haar expertise op het gebied van aanbesteden voor onder andere arbodienstverlening werd zij vier jaar geleden door de VO-raad gevraagd mee te denken in het dossier ‘Gratis schoolboeken’. “Daardoor ben ik van het begin af aan in het proces meegegroeid”, vertelt zij. “Binnen de ‘Taskforce Gratis Schoolboeken’ van het Ministerie van Onderwijs heb ik vervolgens meegewerkt aan het schrijven van de handleidingen en eerste bestekken. Vanuit IXion hebben we inmiddels meer dan 150 schoolbesturen begeleid.”

Elke school is anders

“De keuzes die scholen maken, zijn elke keer weer anders. Elke school maakt andere afwegingen, afhankelijk van hun situatie. Juist daarin kunnen wij scholen helpen. Het aanbesteden op zich kun je wel leren. Het gaat om de keuzes die eraan voorafgaan. Daarbij gaat het niet alleen om de financiële kant van de zaak, maar ook om de organisatie eromheen. Je moet weten waar je op moet letten. Een voorbeeld: stel dat je in de aanbesteding geen belang hecht aan advies ten aanzien van de beschikbaarheid van leermiddelen. Dan ben je op dat moment blij met de lage prijs, maar kom je in de problemen als later blijkt dat sommige leermiddelen na twee jaar niet meer leverbaar zijn. Kwaliteit van de aanbesteding kan zich dus ook heel goed vertalen in prijs.”

Omstandigheden en keuzes

Ook de keuze voor een intern of extern leermiddelenfonds wordt volgens Gigi Schutte bepaald door lokale omstandigheden en beleidskeuzes. “Bij een intern boekenfonds bepaalt een school hoelang leermiddelen worden gebruikt. Daarmee kan geld bespaard worden. Aan de andere kant kost een intern leermiddelenfonds menskracht en magazijnruimte en heeft het impact op de interne organisatie van de school. Dat moet dus wel passen. Of je zoekt naar een mix; een intern leermiddelenfonds, waarbij de organisatie eromheen wordt uitbesteed. Dat is een mooie oplossing, maar alleen als het financiële voordeel van het langer gebruiken van boeken opweegt tegen de kosten voor uitbesteding.”

Let op digitalisering

Het eigen leermiddelenbeleid, demografische ontwikkelingen (groei of krimp) of eventuele structuurwijzigingen, het zijn allemaal lokale factoren die van invloed zijn op het wensenpakket dat in een aanbesteding wordt neergelegd. Daarnaast zijn er ook landelijke ontwikkelingen die voor elke school meegewogen zouden moeten worden. “De digitalisering van het onderwijs is daarbij heel belangrijk”, aldus Gigi Schutte. “Met name bij een extern leermiddelenfonds geldt dat je goede afspraken kunt maken over mogelijke vervanging van gedrukte leermiddelen door digitale leermiddelen. Goede afspraken zorgen ervoor dat je als school flexibel kunt ingroeien naar een digitaal leermiddelenbeleid. Het merendeel van de scholen is inmiddels voor een klein deel overgestapt op digitale leermiddelen. Het speelt dus al wel.”

Erbij blijven

“Andere belangrijke aspecten zijn evaluatie en monitoring. De meeste contracten hebben een looptijd van vier jaar. Je wilt dan niet een krabbel onder de overeenkomst zetten en vervolgens maar afwachten wat er verder gebeurt. Zorg ervoor dat de uitvoering gemonitord kan worden. En bouw clausules in waardoor het bijvoorbeeld mogelijk is om tussentijds te evalueren of een nieuwe aanbesteding uit te schrijven als beleid of methoden veranderen. Ook groei en krimp kunnen ook ondervangen worden door bijvoorbeeld een terugkoopregeling in te bouwen.

Begin op tijd

Een goede voorbereiding is het halve werk. Een goed en doordacht aanbestedingstraject vergt vier tot vijf maanden. “Scholen die voor het seizoen 2011-2012 een nieuwe overeenkomst willen afsluiten, zullen nu al moeten starten met het proces. Voor een aanbesteding waarin de kwaliteitsaspecten een belangrijke rol spelen, heb je doorgaans twee maanden nodig om de aanbesteding voor te bereiden en een passend en marktconform bestek op te stellen. Als er sprake is van een openbare procedure, moet je vervolgens rekenen op acht weken voordat je offertes kunt beoordelen, en daarna een aantal weken voordat er een getekende overeenkomst ligt.”

Artikel sluiten Artikel printen

Het Montessori College

De flexibiliteit van een intern fonds, niet de sores

Het Montessori College in Nijmegen heeft gekozen voor een intern leermiddelenfonds en heeft het beheer daarvan uitbesteed aan OsingadeJong/Bookmaster. Op advies van het Montessori College Stapten ook het Karel de Grote College in Nijmegen en Notre Dame des Anges in Ubbergen over. De drie organisaties Hebben de aanschaf van de leermiddelen samen met de Alliantie VO naar tevredenheid aanbesteed.

Wil Giesberts, verantwoordelijk voor het aanbestedingsproces binnen het Montessori College: “Wij hebben de aanschaf van de leermiddelen en het beheer losgekoppeld. Daarin zijn we onze eigen gang gegaan, en we hebben daarop geen commentaar gekregen. We hebben bewust gekozen voor de financiële voordelen van een intern boekenfonds, maar wel met de ervaring van een gespecialiseerde partij voor het beheer. Zelf doen kost niet alleen menskracht, maar is ook kwetsbaar. Nu kunnen we ons beperken tot de procedures en de begeleiding. OsingadeJong/Bookmaster is voordeliger dan de grote aanbieders. Dat telt wel mee in de keuze.”

“De keuze voor een intern boekenfonds is ook ingegeven doordat digitaal werken steeds meer in zwang komt. Boeken zullen nooit helemaal verdwijnen, daar ben ik van overtuigd. Maar we zien dat we bij vakken als Engels, wiskunde en aardrijkskunde steeds meer digitaal doen. De digiborden en laptops die daarvoor nodig zijn, moeten ook uit het leermiddelenbudget betaald worden. We kunnen daar nu flexibeler mee omgaan. En we hebben het grote voordeel van het verhuren van de werkboeken. Een gemiddeld boekenpakket van 300 euro bestaat voor pakweg de helft uit werkboeken. Als je die twee jaar kunt gebruiken, bespaart dat heel veel geld.

Artikel sluiten Artikel printen

Fondsbeheer in eigen hand

Bij de stichting Apeldoorns Voortgezet Openbaar Onderwijs (AVOO) ziet men de aanbesteding van leermiddelen niet als verbetering. “We lopen het risico dat we steeds weer bij andere aanbieders uitkomen met ieder hun eigen distributiesysteem. Dat leidt dan ook weer tot aanpassing van de voorlichting aan de ouders. Bovendien leidt het aanbesteden van leermiddelen niet tot lagere prijzen. Kortom, het had mogen blijven zoals het was”, vertelt directeur Pieter van Vemde van AVOO.

“Onze conclusie is dan ook dat we het hele distributieproces dan maar liever in eigen hand willen houden. Het is een keuze waarvan eerder is gebleken dat het goed kan werken. We besparen kosten doordat boeken soms langer meegaan, er is een btw-voordeel en we hebben logistiek voordeel doordat we de distributie binnen de school houden. Er zijn natuurlijk ook nadelen. Wisselingen in leerlingenaantallen moet je binnen een intern fonds zelf oplossen. Dat is een van de redenen waarom we samenwerken met een aantal andere scholen voor voortgezet onderwijs in Apeldoorn. Het leerlingen aantal in heel Apeldoorn is redelijk constant. Boeken die op de ene school over zijn, kunnen wellicht op een andere gebruikt worden. Overigens alleen waar dat mogelijk is. Iedere school binnen de samenwerking heeft en houdt zijn eigen keuzevrijheid.

We maken gebruik van de software van Bookmaster en regelen het beheer van de leermiddelen verder helemaal zelf. We hebben drie mensen aangesteld die een en ander moeten gaan regelen. Ook met die extra personeelskosten denken we een besparing van 10% te kunnen realiseren. Dat is nog een inschatting, omdat we pas komend schooljaar van start gaan, maar ervaringen van andere scholen geven aan dat dat een realistisch percentage is.”

Artikel sluiten Artikel printen

OsingadeJong, de juiste koers voor interne boekenfondsen

Op de Nederlandse markt is OsingadeJong de specialist op het gebied van interne boekenfondsen. De dienstverlening wordt à la carte aangeboden. Wij werken hiervoor met een keuzemenu, wat bestaat uit alle onderdelen van het beheer van een intern boekenfonds, waarin de school aan kan geven welke dienstverlening gewenst is. U betaalt dus alleen voor datgene wat u wenst uit te besteden. Zo kan de school exact bepalen wat zelf gedaan kan worden en wat extern gedaan moet worden.

Aanbesteden in percelen loont

Sinds de invoering van de aanbestedingsplicht is het duidelijk geworden dat er weer meer scholen zijn die het boekenfonds zelf ter hand nemen. De levering van leermiddelen en de dienstverlening kunnen dan het beste in aparte percelen aanbesteed worden. Afhankelijk van de omvang van de gewenste dienstverlening blijft dit laatste perceel in sommige gevallen onder de aanbestedingsnorm. Aangezien sinds de invoering van de aan bestedingsplicht het aantal aanbieders sterk is uitgedund, is het naar onze mening voor het onderwijs van groot belang bij het aanbesteden te zorgen voor een maximale mogelijkheid van marktwerking. Immers, in een oligopolistische markt is het slecht zaken doen. Wilt u vrijblijvend ter oriëntatie een bezoek brengen aan ons bedrijf teneinde u in de voorbereidingen van de (nieuwe) aanbesteding goed voor te laten lichten over de mogelijkheden, dan bent u van harte welkom.

Artikel sluiten Artikel printen

Bookmaster

De enige onafhankelijke beheersoftware voor het boekenfonds

Een intern boekenfonds levert u veel voordelen. Maar het beheer ervan is een vak apart. Verschillende aspecten komen bijeen. Inkoop, voorraadbeheer, logistiek, kennis van de onderwijsstructuur van de school en de leermiddelen, spelen allemaal een rol. Op al deze gebieden is Bookmaster toegespitst op de wensen van de gebruiker.

Softwarehuis Convenient is ruim elf jaar geleden gestart met de ontwikkeling van Bookmaster, software voor het beheer van interne boekenfondsen. Hiermee reageerde Convenient op de groeiende vraag uit de markt naar specifi eke beheersoftware. In de loop der jaren is Bookmaster, met inbreng van een groeiend aantal klanten, volwassen geworden en uitgegroeid tot software die tot in detail is afgestemd op de praktijk van scholen in het voortgezet onderwijs. De medewerkers van Bookmaster zijn met de ontwikkelingen in het onderwijs en de software ‘meegegroeid’ en vormen met hun kennis een professioneel servicecentrum. Zij begeleiden ook de startende scholen bij het implementeren en het gebruik van Bookmaster. Uiteraard is de kennis van deze begeleiders ook beschikbaar voor scholen die al langer met Bookmaster werken. Desgewenst kan er praktische ondersteuning op locatie worden geleverd. Zo beschikt u altijd over een betrouwbare back-up voor uw boekenfondsadministratie. De keuze voor Bookmaster is een keuze voor de enige onafhankelijke beheersoftware voor boekenfondsen. Het garandeert dat u ook in de toekomst onafhankelijk van boekenleveranciers kunt blijven werken.